Wij vinden het belangrijk dat onze relaties zich kunnen uitspreken als zij zorgen hebben over onze organisatie. Met het SpeakUp meldkanaal bieden we de mogelijkheid om dit te doen. Het signaleren van mogelijk wangedrag of een integriteitsprobleem, biedt ons de kans om te verbeteren en om eventuele problemen vroegtijdig intern op te lossen.
In onze gedragscode geven aan hoe wij willen samenwerken en hoe we zaken willen doen. Als je iets hoort of ziet dat in strijd is met onze waarden, gedragscode of andere wetten en regels, moedigen we je dus aan om je stem te laten horen. Zo help je ons om in lijn met onze waarden en normen te blijven werken en blijven wij een aantrekkelijke en toekomstbestendige organisatie voor al onze stakeholders.
Wie kan gebruik maken van SpeakUp?
SpeakUp is er ook voor iedere zakenrelatie (cliënt of leverancier) die direct of indirect wordt getroffen door wangedrag of een misstand of voor iedereen die ziet dat wij, onze medewerkers of onze zakenpartners zich schuldig maken aan wangedrag.
SpeakUp Totaal is niet bedoeld voor de volgende situaties;
Hoe kan je het Speak Up systeem gebruiken?
Het SpeakUp meldkanaal is 24/7 en in je eigen taal beschikbaar. Het wordt door een onafhankelijke derde partij wordt beheerd. Je kan je zorg op de volgende manieren uiten. Let op! Je ontvangt in alle gevallen een unieke registratiecode. Deze moet je goed bewaren, want die heb je nodig om in te loggen en om met de onafhankelijke zaaksbehandelaren te communiceren.
Web
Als je een melding wilt doen via het web dan ga je naar de volgende pagina: https://compliability.speakup.report/WEA-Accountants
Je komt direct in het scherm om een melding aan te maken of om een vertrouwenspersoon aan te vragen.
Telefoon
Ook kun je een melding doen via de telefoon met nummer +31 (0)10-7007503. Dit is een spraak gestuurd systeem en waar je een bericht achterlaat. Dit bericht wordt omgezet naar een tekst die in SpeakUp wordt verwerkt. Het heeft de voorkeur om via het web of de app te melden, maar als je ervoor kiest om het via de telefoon te doen, dan heb je de unieke meldcode van onze organisatie nodig. Dit is het nummer 109085.
Onafhankelijke locatie op verzoek van melder
Als je een melding wilt doen, maar je doet dat liever niet via bovenstaande maar persoonlijk en in contact met de professionele beoordelaar, dan kun je dat in SpeakUp aangeven in het tekstgedeelte of de spraak (telefoon). Je doet dan geen melding, maar je verzoekt om een afspraak om een melding te kunnen doen. Via SpeakUp spreek je dan een locatie af waar jij je prettig voelt. Ook van dit gesprek op locatie wordt door de zaaksbehandelaar een verslag gemaakt en verwerkt in SpeakUp.
Wat moet je melden?
Om jouw melding goed te kunnen opvolgen en effectief onderzoek te kunnen doen, vragen we je een gedetailleerde beschrijving van het incident en eventuele bewijsstukken mee te sturen. Denk daarbij aan datum, tijd (of periode) wie erbij betrokken waren, de aard van het incident en de gevolgen ervan. Een duidelijke omschrijving met onderbouwing van het incident vergroot de kans op een snelle en gerichte aanpak.
Wat gebeurt er nadat je een melding hebt gedaan?
Alle zorgen over misstanden of schadelijk gedrag worden in behandeling genomen door onafhankelijke en gecertificeerde medewerkers van Compliability. Je ontvangt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 7 dagen, een ontvangstbevestiging. Zij beoordelen eerst waarover jouw zorg gaat, of sprake is van een wangedrag of misstand en of deze (voldoende) is onderbouwd met bewijsstukken.
Serieuze zorgen worden altijd nader onderzocht om de melding te toetsen aan de feiten. Een onafhankelijk onderzoek houdt in dat onderzoek wordt gedaan in informatie. Ook kunnen medewerkers of andere betrokkenen worden geïnterviewd. Om privacy redenen kan het zijn dat niet alle informatie aan jou bekend wordt gemaakt.
Na afronding van het onderzoek beslist het bestuur wat vervolgstappen zijn en of actie wordt ondernomen. Uiterlijk binnen 90 dagen word je hierover geïnformeerd.